Guide complet pour appeler un service client efficacement

par | Mar 28, 2023 | SAV

Appeler un service client peut parfois être une expérience frustrante, mais cela ne doit pas nécessairement l’être. Dans ce guide complet, nous vous donnerons les conseils et astuces pour que votre appel au service client se passe au mieux possible.

Les raisons d’appeler un service client

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin de contacter le service client : – Réclamation : si vous avez rencontré un problème avec un produit ou un service. – Retour d’article : lorsque vous souhaitez retourner un article acheté en magasin ou en ligne. – Suivi : si vous voulez connaître l’état de votre commande ou de votre livraison. – Numéro surtaxé : si vous cherchez à éviter les frais liés à l’utilisation d’un numéro surtaxé pour joindre le service client.

Préparer son appel au service client

Avant d’appeler le service client, il est important de bien préparer votre appel pour gagner du temps et faciliter la communication entre vous et le conseiller. Voici quelques étapes à suivre : 1. Rassemblez tous les documents nécessaires : facture, ticket de caisse, numéro de commande, etc. 2. Notez précisément le motif de votre appel pour pouvoir l’expliquer clairement au conseiller. 3. Préparez-vous à répondre aux questions que le conseiller pourrait vous poser, comme vos coordonnées ou des détails sur le produit ou service concerné. 4. Choisissez un moment calme pour appeler afin d’éviter les distractions et le bruit de fond.

Les astuces pour une communication efficace avec le service client

Une fois que vous êtes prêt à passer votre appel, voici quelques conseils pour rendre la conversation plus agréable et productive :

Restez poli et courtois : même si vous êtes frustré, gardez en tête que le conseiller est là pour vous aider. Un échange respectueux et aimable facilitera grandement la résolution de votre problème.

– Soyez patient : il se peut que le conseiller doive chercher des informations ou vérifier plusieurs choses pour répondre à votre demande. Laissez-lui le temps nécessaire pour bien traiter votre dossier.

– Exprimez clairement vos attentes et vos besoins : n’hésitez pas à préciser ce que vous attendez de l’appel et du service client. Cela permettra au conseiller de mieux comprendre votre situation et de vous proposer des solutions adaptées.

– Prenez des notes pendant l’appel : cela vous permettra de garder une trace des informations communiquées par le conseiller et de ne rien oublier.

– Confirmation écrite : demandez une confirmation écrite des engagements pris par le conseiller durant l’appel (par exemple, un email récapitulatif). Cela évitera les malentendus et les oublis.

Appeler un service client sans numéro surtaxé

Certains services clients utilisent des numéros surtaxés, qui peuvent engendrer des coûts supplémentaires pour l’appelant. Pour éviter ces frais, vous pouvez rechercher un numéro alternatif non surtaxé. Voici quelques astuces pour le trouver : – Consultez les documents officiels de l’entreprise (factures, tickets de caisse) : ils peuvent mentionner un numéro non surtaxé pour joindre le service client. – Rendez-vous sur le site internet de l’entreprise : certains sites proposent des numéros non surtaxés dans leur rubrique « Contact » ou « Aide ». – Utilisez un moteur de recherche : tapez simplement « nom de l’entreprise + numéro non surtaxé » et vous trouverez probablement des informations utiles.

Après l’appel au service client

Une fois votre appel terminé, il est important de faire le point sur ce qui a été dit et convenu avec le conseiller. Voici quelques étapes à suivre après l’appel :

1. Relisez vos notes prises pendant l’appel et vérifiez que vous avez bien compris toutes les informations et les démarches à suivre.

2. Si vous avez demandé une confirmation écrite, consultez-la dès réception et assurez-vous qu’elle correspond bien à ce qui a été discuté durant l’appel.

3. Effectuez les actions demandées par le conseiller dans les délais impartis pour résoudre votre problème ou finaliser votre demande.

4. N’hésitez pas à recontacter le service client si vous avez des questions ou des inquiétudes suite à l’appel.

Suivi de votre dossier auprès du service client

  • Notez le nom et/ou le numéro du conseiller qui vous a aidé, cela facilitera le suivi de votre dossier en cas de besoin.
  • Si le conseiller vous a donné un numéro de dossier ou de réclamation, conservez-le précieusement.
  • En cas de nouvel appel au service client concernant la même affaire, n’oubliez pas de mentionner à l’interlocuteur les informations relatives aux échanges précédents (noms du conseiller précédent, numéro de dossier, etc.).

En suivant ces conseils et en vous préparant bien avant d’appeler un service client, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour résoudre rapidement et efficacement vos problèmes avec les entreprises.